Gerade für kleine Unternehmen, die sich im Wachstum befinden spielt Organisationsentwicklung eine entscheidenden Rolle für den langfristigen Erfolg.
Ein Unternehmen, das anfangs als kleines Team agiert, muss mit zunehmendem Wachstum seine Strukturen, Prozesse und Kultur anpassen, um weiterhin effizient und erfolgreich zu bleiben. Doch wie geht man als kleines Unternehmen systematisch an diesen Veränderungsprozess heran, ohne das tägliche Geschäft aus den Augen zu verlieren?
In diesem Artikel zeigen wir die fünf wichtigsten Schritte der Organisationsentwicklung genauso auf, wie die Stolpersteine auf die du Acht geben solltest wenn ein kleines Unternehmen zu einer größeren, leistungsfähigeren Organisation werden soll.
Die fünf wichtigsten Schritte in der Organisationsentwicklung
1. Die Ausgangslage verstehen: Herausforderungen im Wachstum
Zu Beginn eines jeden Wachstumsprozesses steht die Analyse der aktuellen Situation. Kleine Unternehmen zeichnen sich häufig durch flache Hierarchien, enge Zusammenarbeit und informelle Prozesse aus. Doch wenn das Unternehmen wächst, können diese informellen Strukturen zu Problemen führen, wie zum Beispiel:
- Kommunikationsprobleme: Informationen gehen verloren oder erreichen nicht alle relevanten Stellen im Unternehmen.
- Unklare Verantwortlichkeiten: Aufgaben sind unklar verteilt, Mitarbeiter übernehmen oft mehrere Rollen, ohne eine klare Abgrenzung ihrer Zuständigkeiten.
- Unstrukturierte Prozesse: Unstrukturierte Abläufe können zu Verzögerungen, Ineffizienz und vermeidbaren Fehlern führen.
- Überlastung der Führungskräfte: Zu Beginn übernehmen Inhaber oder Gründer meist alle Aufgaben selbst – Mitarbeiterführung inklusive. Je größer das Team und das Unternehmen werden, umso vielfältiger werden jedoch auch die Management-Verantwortungen in dieser Position. Die Komplexität der Führung steigt, was ohne klare Delegation zu Überforderung und Frust führen kann. Aus dem leidenschaftlich gestarteten Gründer wird so manches mal ein überforderter Jongleur der Aufgaben.
2. Strukturen anpassen: Die Notwendigkeit klarer Hierarchien und Verantwortlichkeiten
Mit dem Wachstum eines Unternehmens müssen auch die Strukturen angepasst werden. Was anfangs mit einem kleinen Team gut funktionierte, benötigt nun klare Hierarchien und Zuständigkeiten, um weiterhin effizient zu arbeiten. Dies hilft nicht nur dabei, den Überblick zu behalten, sondern trägt auch dazu bei, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, was von ihm erwartet wird.
- Führungsebenen einführen: In einem wachsenden Unternehmen ist es oft nötig, Teamleiter, Abteilungsleiter und möglicherweise sogar eine mittlere Managementebene zu etablieren. Diese Führungskräfte übernehmen nicht nur die Verantwortung für bestimmte Bereiche, sondern sind auch Bindeglied zwischen den Mitarbeitern und der Unternehmensführung.
- Delegation von Aufgaben: Wenn die Anzahl der Aufgaben wächst, müssen auch die Verantwortlichkeiten entsprechend verteilt werden. Die Einführung von klaren Rollen und Zuständigkeiten ist entscheidend für die Effizienz.
- Rollenbeschreibung und Kommunikation: Jede Rolle im Unternehmen sollte klar definiert werden, damit sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird. Regelmäßige Teammeetings und eine offene Kommunikation fördern zudem das gegenseitige Verständnis und die Zusammenarbeit.
3. Prozesse optimieren: Von der Improvisation zur Systematisierung
Zu Beginn bzw. nach der Gründung sind Prozesse in kleinen Unternehmen meist eher improvisiert, werden „nach Bedarf“ (z.B. aufgrund von Kundenwünschen) eingeführt und flexibel gehandhabt. Doch Wachstum bringt meist auch komplexere Anforderungen. Es ist also jetzt entscheidend, informelle Arbeitsweisen zu überprüfen, zu verbessern und ggf. zu standardisieren, um Effizienz und Qualität sicherzustellen.
- Standardisierung von Prozessen: Einheitliche Abläufe minimieren Fehler und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter dieselben Standards einhalten.
- Automatisierung und digitale Tools: Der Einsatz von Softwarelösungen, wie Projektmanagement-Tools oder CRM- oder ERP-Systemen, hilft dabei, Prozesse zu optimieren, Aufgaben zu delegieren und den Überblick zu behalten.
- Kontinuierliche Verbesserung: Prozesse sollten regelmäßig überprüft und angepasst werden, um mit den Veränderungen des Unternehmens Schritt zu halten.
4. Kultur und Kommunikation: Die Basis für ein starkes Team
Eine positive Unternehmenskultur ist gerade für wachsende Unternehmen von großer Bedeutung. Sie sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich mit dem Unternehmen weiterhin identifizieren, gerne arbeiten und motiviert bleiben.
- Werte und Vision kommunizieren: In einem wachsenden Unternehmen wird es schwieriger, den persönlichen Kontakt zu allen Mitarbeitern zu halten. Daher ist es wichtig, dass die Unternehmenswerte und die Vision klar definiert und auch kommuniziert werden, damit jeder Mitarbeiter das „Warum“ hinter seiner Arbeit versteht.
- Feedback-Kultur etablieren: Eine offene Feedback-Kultur, in der sowohl positives als auch konstruktives Feedback gegeben wird, fördert die Weiterentwicklung der Mitarbeiter und die Verbesserung der Zusammenarbeit. Regelmäßige Mitarbeitergespräche und Teammeetings sind hierfür essentiell.
- Teamarbeit stärken: Um die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Teams zu fördern, sollten regelmäßige interdisziplinäre Projekte und gemeinsame Workshops durchgeführt werden. Dies stärkt nicht nur das Teamgefühl, sondern sorgt auch für einen besseren Wissensaustausch.
5. Führung und Entwicklung der Mitarbeiter: Mit dem Wachstum Schritt halten
Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch der Bedarf an professioneller Führung. Die Führungskräfte müssen nicht nur das Unternehmen (mit)steuern, sondern auch ihre Mitarbeiter weiterentwickeln. Eine klare und unterstützende Führung ist also entscheidend, um das Team durch Veränderungen zu begleiten und den Erfolg des Unternehmens langfristig zu sichern.
- Führungskompetenzen entwickeln: Die – meist frischgebackenen – Führungskräfte eines wachsenden Unternehmens müssen ihre Fähigkeiten im Bereich der Mitarbeiterführung und -motivation weiterentwickeln. Regelmäßige Führungskräftetrainings und Coachings helfen, diese Kompetenzen auf- und auszubauen.
- Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung: In einem wachsenden Unternehmen steigen die Anforderungen an die Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, die Weiterbildung und persönliche Entwicklung der Mitarbeiter zu fördern, um sicherzustellen, dass sie mit den Herausforderungen des Wachstums Schritt halten können.
In der Theorie klingen diese Schritte alle nachvollziehbar und sinnvoll. In der Praxis erleben wir als Berater jedoch auch die Schwierigkeiten, auf die Unternehmen stoßen wenn sie beginnen Strukturen und Rollen anzupassen. Und das ist ganz normal, denn Veränderung bedeutet auch, gewohnte und vielleicht liebgewonnene Muster zu verlassen – und das kann Widerstand erzeugen.
Typische Stolpersteine im Veränderungsprozess
Widerstand gegen Veränderung: Viele Mitarbeitende fühlen sich in bekannten Strukturen sicher und stehen Neuerungen anfangs skeptisch gegenüber. Das kann sich in ganz offenen Worten oder aber auch in reduziertem Engagement zeigen.
Dem Stolperstein begegnen:
- Gib‘ deinen Mitarbeitenden klare Argumente für die Veränderung, nimm sie mit auf den Weg
- Bedenke, dass das Engagement wächst wenn Mitarbeiter die Veränderung mitgestalten und partizipieren können
- Biete deine Unterstützung an und höre zu, was dein Team bewegt
- Sei dir bewusst, dass jede Veränderung auch emotional auf Menschen wirkt
Unsicherheit durch Unklarheit: Neue Strukturen können Unsicherheiten erzeugen, wenn nicht klar benannt ist, wer wofür verantwortlich ist und wenn Rollen nicht eindeutig definiert sind. Dies kann zu Konflikten, ineffizienten Entscheidungswegen oder Stillstand führen.
Dem Stolperstein begegnen:
- Halte konkret fest, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten in deinem Unternehmen vorhanden sind
- Mache dir Gedanken um die Rollen in deiner Organisation und definiere diese in klaren Rollenbeschreibungen
- Erstelle ein Organigramm
- Involviere im nächsten Schritt dein Team in diese Überlegungen, nutze die Erfahrung deiner Mitarbeitende
Mangelnde Führungskompetenz: Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei Veränderungen – sie müssen diese aktiv begleiten und ihre Mitarbeitenden durch den Prozess führen. In kleinen, schnell wachsenden Unternehmen werden diese (neu geschaffenen) Führungspositionen oft aus den eigenen Reihen heraus mit denjenigen besetzt, die fachlich einen exzellenten Job machen, jedoch oft noch keine disziplinarische Führungserfahrung haben. Die fehlende Erfahrung in der Führung kann dazu führen, dass neue Strukturen nicht greifen und Chaos entsteht.
Dem Stolperstein begegnen:
Kulturelle Barrieren: Auch kleine Unternehmen bringen – ob bewusst oder unbewusst – gewisse Unternehmenswerte und -kulturen mit. Diese sind jedoch meist nicht klar kommuniziert und zeigen sich eher in den Verhaltensweisen der Beteiligten. Durch Wachstum können auch hier Diskrepanzen entstehen. Das beste Beispiel: Wo Mitarbeiter früher direkt alles mit dem Inhaber abgestimmt haben und man sich „wie eine Familie“ fühlte, wird jetzt eine Führungsebene eingezogen. Hier trifft die Kultur der „Familie“ plötzlich auf „Hierarchie“, was zu Unmut und sogar Kündigungen führen kann wenn sich Mitarbeitende nicht mehr mit dieser Kultur identifizieren können.
Dem Stolperstein begegnen:
- Sprich die erkennbare Veränderung offen an
- Akzeptiere die „Störungen“, ermögliche den Dialog und versuche herauszufinden was genau den Unmut herbeiführt und sucht gemeinsam nach Lösungen
- Erarbeite die Unternehmenswerte und ihre Bedeutung gemeinsam mit deinem Team z.B. in einem moderierten Workshop
Fazit
Die Organisationsentwicklung ist eine fortlaufende Reise, die in kleinen Unternehmen besonders während des Wachstumsprozesses von entscheidender Bedeutung ist. Wie ein Baum, der mit der Zeit seine Äste ausbreitet und seine Wurzeln tief im Boden verankert, muss auch ein Unternehmen seine Strukturen, Prozesse und Kultur anpassen, um standhaft und erfolgreich zu wachsen. Indem Unternehmen ihre „Wurzeln“ in klaren Hierarchien und Prozessen stärken und gleichzeitig ihre „Äste“ mit einer offenen Kommunikationskultur und starker Teamarbeit ausbreiten, können sie nicht nur die Herausforderungen des Wachstums meistern, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz langfristig steigern.
Mit einer klaren Vision, die als Wegweiser dient, einem Fokus auf Teamarbeit als Grundlage und kontinuierlicher Verbesserung als Nährboden können kleine Unternehmen die Grundlage für ihren Erfolg im Wachstumsprozess legen. Der Weg mag herausfordernd sein, aber mit den richtigen Strategien und Anpassungen kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen auf Kurs bleibt.
Wenn du dir hierzu Unterstützung wünschst und diesen Weg nicht alleine gehen willst, begleiten wir dich gerne. Wenn du möchtest über den kompletten Wachstumsprozess – und auch darüber hinaus. Schau gerne hier welche Unterstützung momentan am Besten zu deinen Herausforderungen passt:
Beratung Organisationsentwicklung: Wir beraten dich zu Themen wie Rollendefinitionen, Organigrammen, Führungsleitlinien und Kommunikation in’s Team.
Führungskräftetraining: Hier lernen deine Führungskräfte alles, was sie brauchen, um ihre Teams kooperativ und trotzdem effizient zu führen.
Moderierte Workshops: Wir begleiten dich und dein Team mit durchdachten und interaktiv gestalteten Workshops. Zum Beispiel zu Themen wie Führung, Werte, Schnittstellenkommunikation und vielen mehr.
Teambuilding: Wir bringen euer Team einen ganzen Tag zusammen, außerhalb des Arbeitsalltags. Ihr stärkt das Wir-Gefühl, eure Kommunikation und Zusammenarbeit, um gemeinsam erfolgreich zu wachsen.
Einzelcoaching: Ob für dich als Gründer, deine Führungskräfte oder einzelne Mitarbeiter – wir widmen uns gemeinsam den individuellen Themen und Anliegen.
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