Kommunikation im Team verbessern – So wird dein Team unschlagbar
Wenn wir von erfolgreicher Teamarbeit sprechen kommt wohl den meisten dieses oder ein ähnliches Bild in den Kopf: Eine Gruppe von Kollegen und Kolleginnen, die gemeinsam Ziele erreichen, wirtschaftlich und effizient arbeiten, sich gegenseitig motivieren und gute Stimmung verbreiten. Wenn dein Team so arbeitet – herzlichen Glückwunsch, ihr habt es geschafft! 🙂
Die Normalität sieht meist jedoch eher so aus: Die Stimmung ist gut und nach außen scheint das Team harmonisch – doch intern fehlt es an Effizienz, das Vertrauen ist eher oberflächlich und die „künstliche Harmonie“ verbirgt die eigentlichen Themen, die im Team vor sich gehen.
Oder aber es gibt Missverständnisse oder sogar Konflikte im Team, die Stimmung ist angespannt und letztendlich leidet auch die Qualität der Ergebnisse darunter oder wichtige Mitarbeiter/innen verlassen das Unternehmen.
Was diese beiden Zustände gemeinsam haben? Meistens funktioniert die Kommunikation im Team nicht richtig.
Die allermeisten Herausforderungen eines Teams lassen sich durch eine verbesserte, klare Kommunikation lösen. Denn sie ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs dieses Teams. Doch nicht erst in Zeiten von Home Office und digitalem Arbeiten stellt Kommunikation eine immer größere Herausforderung für viele Teams – und Menschen – dar.
Diese Faktoren zeigen einfach nur verstärkt, was oft schon seit vielen Jahren, manchmal etwas weniger offensichtlich, kommunikativ im Argen liegt.
Dabei sind die wesentlichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Kommunikation auf den ersten Blick relativ simpel: Erwartungshaltungen und Anliegen klarstellen, konstruktive Kritik üben aber auch Arbeit anerkennen und loben. Doch wie so oft steckt der Teufel im Detail: Genau wie im Privatleben kommunizieren auch im beruflichen Alltag nicht alle Menschen gleich. Die Art der Gespräche und auch das jeweilige Verhalten des Einzelnen sind zum einen von der Beziehung der Menschen untereinander abhängig. Zum anderen aber auch von individuellen Erfahrungen, Wissensständen und Charaktereigenschaften der einzelnen Personen. Auch in Teams kann es hier unterschiedliche Dynamiken und Konstellationen geben und je nach Team- oder sogar Unternehmenskultur wirkt sich das auf den Erfolg der Zusammenarbeit aus.
Kommunikation ist also sehr facettenreich und gleichzeitig einer der wesentlichen Faktoren, der aus einem Team ein Spitzenteam werden lässt. Wenn die Kommunikation für alle zufriedenstellend verläuft, macht sich das auch in den Ergebnissen, der Produktivität und der Zufriedenheit bemerkbar.
Wie dein Team das erreichen kann? Das verraten wir dir hier:
Kommunikation im Team verbessern –
9 Tipps, wie es gelingt
1. Respekt
Um ein gutes Arbeitsklima zu gewährleisten, ist es essentiell, dass die Teammitglieder einander Respekt zollen und sich gegenseitig Wertschätzung zeigen. „Behandle andere so, wie auch du behandelt werden möchtest.“ Diese Aussage ist ein wichtiger Grundstein in der Zusammenarbeit und es bedeutet auch, ehrlich zueinander zu sein anstatt in das Muster des Beschönigens bei Kritik oder schlechten Nachrichten zu verfallen.
2. Vertrauen
Die wichtigste Zutat für eine funktionierende Zusammenarbeit ist gegenseitiges Vertrauen. Dieses muss natürlich wachsen und gepflegt werden, doch wer darauf vertrauen kann, dass seine Kolleginnen und Kollegen ihre Aufgaben erledigen, im Sinne des Teams agieren und füreinander einstehen, fühlt sich wohl und arbeitet dementsprechend gerne und gut in diesem Team. Um Vertrauen aufzubauen ist es unabdingbar transparent miteinander zu kommunizieren, Bedürfnisse und Erwartungen zu artikulieren und sich an die Regeln der Zusammenarbeit zu halten. Diese können zum Beispiel in einer Teambuilding-Maßnahme gemeinsam festgelegt werden, ergeben sich aber auch aus bereits bestehenden Leitlinien, die das Team schon etabliert hat.
3. Empfängergerecht kommunizieren
Eine der spannendsten Erkenntnisse in der Teamkommunikation ist es, herauszufinden, wie die einzelnen Teammitglieder kommunikativ „ticken“. Ein Teammitglied, das eher logisch-analytisch denkt wird eher auf Fakten Wert legen, wohingegen ein eher menschenorientierter Kollege gut mit emotionalen Argumenten abgeholt werden kann. Es ist sehr aufschlussreich, gemeinsam im Team zum Beispiel über ein Profiling herauszufinden, welche „Kommunikationstypen“ in der Gruppe zusammen kommen und was das für die gemeinsame Kommunikation bedeutet. So können hoffentlich alle Teammitglieder bewusster miteinander sprechen und Informationen so präzise vermitteln, dass das Gegenüber auch wirklich etwas damit anfangen kann.
4. Kritik und Lob äußern
Vielen Menschen ist es unangenehm, Kritik zu äußern. Zu schwer wiegt das mitlaufende Gefühl, jemanden hierdurch persönlich anzugreifen oder selbst beim Gegenüber „in Ungnade“ zu fallen. Dasselbe gilt oft für Lob: Einigen Menschen fällt es schwer, gute Leistungen anzuerkennen und – vor allem – diese Anerkennung auch zu verbalisieren. Ganz besonders in Zeiten, in denen grundsätzlich mehr Augenmerk auf Fehler als auf Erfolge gelegt wird. Doch konstruktive Kritik und ehrliches Lob sind essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Um sich persönlich weiterentwickeln zu können, aber auch um im Team immer besser zu werden. Teams sollten daher – am besten gemeinsam – lernen wie konstruktives Feedback geübt und auch empfangen werden kann und sollten dies in ihrem Alltag miteinander üben und anwenden. Wie das mit Hilfe eines einfachen Leitfadens funktioniert, kannst du in einem weiteren Blogartikel nachlesen: “Richtig Feedback geben”
5. Verantwortlichkeiten und Rollen
Wenn im Team Klarheit über Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Aufgabenverteilung herrscht werden Missverständnisse seltener. Teammitglieder wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Fragen haben oder die Fortsetzung ihrer Arbeit von einer Kollegin oder einem Kollegen abhängig ist. Dadurch werden Kommunikationswege kürzer und effizienter. Die Teammitglieder können selbstorganisierter arbeiten und der Workflow ist im Gang. Wenn die Rollen und Verantwortlichkeiten nicht klar abgegrenzt sind, kann es zu „Revierkämpfen“ oder doppelt erledigten Aufgaben und Ineffizienz im Team kommen. Ganz zu schweigen von der frustrierten Stimmung im Team.
6. Themen klar benennen
Hast du schon einmal beobachtet bzw. genau hingehört, wie deine Teamkollegen und -kolleginnen ihre Anliegen formulieren? Und ist dir immer genau klar, was und wer damit eigentlich gemeint ist? Unklare Aufforderungen wie „Man sollte mal Papier nachbestellen.“ oder Verallgemeinerungen wie „Es wäre schon schön wenn wir das mal klären würden.“ sind der ideale Nährboden für Missverständnisse und leider in vielen Teams sehr verbreitet. Die Lösung besteht darin, wirklich konkret zu benennen, was man möchte: „Peter, bestelle bitte A4-Papier nach.“ Ist eine klare Zuweisung der Aufgabe und jeder (vor allem Peter 😉 ) weiß, bei wem sie liegt. Das ausdrückliche Benennen von Themen und Anliegen gilt übrigens nicht nur für die Aufgabenverteilung, sondern auch für eigene Erwartungshaltungen und Bedürfnisse oder auch Fragen. Denn es gibt auch dem Gegenüber die Chance, sie wirklich zu verstehen.
7. Aktiv zuhören
Viele Menschen neigen dazu, sich während eines Gesprächs bereits ihre Antwort zu überlegen, noch bevor die andere Person fertig gesprochen oder erzählt hat. Dies kann dazu führen, dass wichtige Details und Informationen gar nicht mehr aktiv wahrgenommen werden und später fehlen. Oder aber es wird schon krampfhaft eine Rechtfertigung oder Gegenbeschuldigung im eigenen Kopf zurecht gelegt, wenn wir uns z.B. in einem Konflikt- oder Kritikgespräch befinden. Dieses Verhalten führt einerseits zu Missverständnissen (da Informationen fehlen) oder eskaliert ein ohnehin schon schwieriges Gespräch unnötig weiter. Gute Kommunikation im Team sollte geprägt sein durch gutes Zuhören. Denn das Zuhören ist mindestens genauso wichtig wie klar formulierte Anliegen.
Aktives Zuhören hat hierbei folgende Komponenten:
- Den Anderen ausreden lassen und nicht unterbrechen
- Aufmerksamkeit signalisieren durch offene und zugewandte Körpersprache mit Blickkontakt
- Verständnis signalisieren durch Nicken oder Laute wie z.B. „Aha“
- Zusammenfassen des Gehörten, um Missverständnisse zu vermeiden und den weiteren Redefluss zu fördern
- Nachfragen mit offenen und geschlossenen W-Fragen, um den Sachverhalt wirklich genau zu verstehen
Sei wie ein Reporter und versuche herauszufinden, was genau deinen Gegenüber wirklich beschäftigt oder stört. So habt ihr beide eine weitaus bessere Grundlage, um Probleme zu lösen oder Ideen zu sammeln. Kleiner Bonus-Tipp: Das funktioniert auch bei Freunden, Partnern, Lieferanten und Kunden. 😉
8. Formate schaffen
Die Zusammenarbeit regelmäßig zu reflektieren zeigt Hindernisse, Probleme oder mögliche Dispute frühzeitig auf und trägt zur schnelleren Klärung bei. Feste und regelmäßige Formate können – gerade wenn dein Team diese bisher nicht hatte – helfen den Austausch anzukurbeln. Diese können z.B. in Form von Dailys, wöchentlichen Jour Fixes oder (Projekt-)Teammeetings, moderierten Feedbackrunden oder Projekt-Reviews (Was lief gut? Was nicht? Was haben wir daraus gelernt? Was behalten wir bei?) stattfinden. Jedes Team sollte hier seinen Rhythmus und die passenden Formate finden oder gemeinsam erarbeiten. Die Gespräche müssen natürlich auf Augenhöhe stattfinden und alle Beteiligten müssen ernst genommen werden.
9. Selbstreflexion
Wer bis hierhin dachte, dass Kommunikation im Team einfach durch „das Team“ erfolgreich wird, den muss ich an dieser Stelle leider enttäuschen. 😉 Um funktionierende Kommunikation in einem Team zu gewährleisten, muss natürlich auch jedes Teammitglied an sich selbst arbeiten.
Gehe ganz bewusst einmal in die Selbstreflexion und stelle dir zum Beispiel diese oder ähnliche Fragen:
Höre ich meinen Kollegen und Kolleginnen eigentlich aufmerksam zu, oder schweife ich immer wieder gedanklich ab?
Benenne ich klar meine Erwartungshaltungen, Bedürfnisse und Anliegen?
Welcher Kommunikationstyp bin ich selbst? Reagiere ich eher auf sachliche oder emotionale Argumente?
Nehme ich jede Kritik sofort persönlich und reagiere beleidigt, gereizt oder traurig?
Wie oft gebe ich konstruktive Kritik? Wie oft lobe ich?
Diese Fragenkatalog könnte man noch ewig erweitern, doch die Essenz dieses Punktes ist: Die Veränderung beginnt bei jedem Einzelnen, jedes Teammitglied ist gefordert, sich kommunikativ weiter zu entwickeln und von Zeit zu Zeit zu reflektieren, wie es um die eigenen Kommunikations-Skills steht.
Viel Input - und jetzt?!
Wenn du und dein Team zum Thema „Kommunikation“ Unterstützung benötigt, sind wir sehr gerne für euch da. Zum Beispiel mit unserem „Kommunikationstraining I“, das wir extra für Teams und deren kommunikative Herausforderungen kreiert haben: Zum Kommunikationstraining für Teams
Und wenn du gerne im 1:1 an deinen kommunikativen Fähigkeiten arbeiten möchtest, empfehlen wir dir ein Einzelcoaching, in dem wir ganz individuell auf deine Fragestellungen und Bedürfnisse eingehen: Zum Einzelcoaching
Wir freuen uns auf dich!
